Service client
Qualifier une demande, préparer la réponse, prendre le rendez-vous et ajouter le résumé au dossier.
Automatisation IA · PME suisses
Moins de ressaisie. Plus de temps pour votre métier.
Une information arrive par e-mail, puis doit être copiée dans trois outils. HelvKit relie les étapes : les documents sont classés, les dossiers préparés et les tâches transmises à la bonne personne.
Nous partons de vos logiciels actuels. Les connexions et les accès nécessaires sont vérifiés avant de définir la solution.
Une information. Vos outils à jour.
Dans votre quotidien
Trois façons de vous simplifier le travail.
Choisissez une situation pour voir la demande, ce que fait l’assistant et le résultat pour votre équipe.
Trois situations du quotidien
Vos outils connectés
Exemples illustratifs
Dans votre quotidien
Les tâches que vous pouvez automatiser.
Pour une PME, la charge se cache souvent entre deux tâches : retrouver une pièce, recopier une information, rappeler une échéance. C’est là que nous commençons.
Administration
Collecter les pièces, extraire les champs, rapprocher le projet et isoler les exceptions avant validation.
Vente et suivi
Mettre à jour le CRM, rappeler une échéance, préparer une relance et montrer les demandes qui n’avancent plus.
Connaissance interne
Retrouver la procédure autorisée, résumer un dossier et signaler une source absente ou obsolète.
Exemple de fonctionnement
Rattacher une pièce reçue au dossier projet.
Exemple de fonctionnement. Votre équipe valide avant toute écriture comptable.
CourrielPièce reçueHHelvKitLit et rapproche
→
DriveClasse la pièce
File comptablePrépare le contrôle✓ValidationException visible
Outils illustrés à titre d’exemple. Les connexions disponibles sont vérifiées pour votre entreprise.
Vous gardez la main
Vous décidez où l’automatisation s’arrête.
Une pièce manquante, un doute ou un engagement à prendre : votre équipe doit retrouver la demande et comprendre ce qu’il reste à faire.
Tâches et outils concernés
Une tâche, les outils concernés et le résultat attendu.
Traitement des exceptions
La personne à prévenir et les informations à lui transmettre.
Reprise manuelle
Des étapes identifiables pour poursuivre le travail manuellement.
Vos questions
Mettre en place une première automatisation.
Par quelle tâche commencer ?
Choisissez une tâche qui revient souvent et dont vous savez reconnaître un bon résultat : classer les pièces d’un dossier, préparer une demande ou transmettre des informations. Nous vérifions sa fréquence, ses exceptions et le temps qu’elle mobilise.
Faut-il remplacer nos logiciels ?
Nous cherchons d’abord à connecter les outils en place. La possibilité dépend de leurs accès, de leurs fonctions d’export et de la qualité des données. Les limites sont clarifiées avant de proposer un changement.
L’automatisation convient-elle à une petite équipe ?
La taille de l’entreprise ne suffit pas à décider. Une tâche fréquente et stable peut être intéressante à automatiser ; une tâche rare ou très variable peut rester plus simple à traiter directement.
Comment vérifie-t-on que cela fonctionne ?
Nous définissons un résultat attendu, puis testons un cas complet avec ses exceptions. La comparaison porte sur des éléments observables : étapes manuelles, reprises nécessaires et temps de traitement mesuré.
Que se passe-t-il si un outil ne répond plus ?
Le comportement attendu est défini avant la mise en service : signalement à la personne responsable, reprise de la tâche et contrôle des doublons. Une difficulté ne doit pas laisser croire que le travail est terminé.
Votre prochain pas
Quelle tâche revient trop souvent dans votre journée ?
Montrez-nous comment elle se déroule aujourd’hui. Nous identifions les étapes à simplifier avec les outils que vous utilisez déjà.
Parlons de votre projet