Collecter
Factures, reçus et justificatifs depuis les boîtes ou dépôts autorisés.
Automatisation factures · Dépenses
Vos factures classées. Les exceptions à votre attention.
Factures par e-mail, reçus éparpillés, informations à ressaisir. HelvKit rassemble les pièces, prépare leur classement et signale les données à vérifier avant la transmission à votre comptabilité.
Votre entreprise et votre fiduciaire conservent les validations comptables. La préparation des pièces n’autorise aucun paiement.
Vos factures. Prêtes à contrôler.
Dans votre quotidien
Trois façons de vous simplifier le travail.
Choisissez une situation pour voir la demande, ce que fait l’assistant et le résultat pour votre équipe.
Trois situations du quotidien
Factures fournisseurs
Exemples illustratifs
Ce qui est préparé
Le traitement de vos factures et dépenses.
Du justificatif reçu au lot prêt à vérifier, votre équipe retrouve les informations utiles et concentre son attention sur ce qui demande un contrôle.
Extraire
Fournisseur, date, montant, TVA, référence et échéance.
Rapprocher
Projet, client, bon de commande ou règle analytique proposée.
Contrôler
Doublon, champ absent, montant incohérent ou pièce illisible isolés avant export.
Exemple de fonctionnement
Comment une facture est préparée pour le contrôle.
RéceptionFacture jointeHExtractionChamps reconnus
→
ClassementDossier projet
File comptableContrôle préparé✓ContrôleException isolée
Vous gardez la main
Votre équipe valide les écritures comptables.
Les justificatifs restent liés aux informations préparées. Une anomalie apparaît avant la validation, avec la pièce utile pour comprendre et corriger.
La pièce d’origine conservée
Un lien clair entre le justificatif et les données extraites.
Champs manquants et doublons signalés
Champs manquants, doublons et classements à confirmer.
Validation par votre équipe ou votre fiduciaire
Votre équipe ou votre fiduciaire décide de la suite.
Vos questions
Préparer les pièces pour votre fiduciaire.
Peut-on traiter des factures et des reçus ?
Les formats réellement reçus sont testés au départ : PDF, pièces jointes ou images lisibles. Le fournisseur, la date, la devise, le montant et les références utiles peuvent être extraits ; les pièces incomplètes restent à vérifier.
Est-ce compatible avec notre logiciel comptable ?
Nous examinons les possibilités d’import, d’export ou de connexion de votre logiciel avec votre équipe et, si nécessaire, votre fiduciaire. Le format attendu est vérifié avant de préparer une transmission automatique.
Comment sont traités les doublons et les erreurs ?
Des règles comparent les références et informations disponibles. Une pièce déjà reçue, un montant incohérent ou une lecture incertaine est signalé pour contrôle. Nous ne promettons pas une reconnaissance sans erreur.
Peut-on classer les dépenses par projet ?
Oui lorsque les projets et les règles de rapprochement sont définis. L’assistant peut proposer un classement à partir des données de la pièce ; une association ambiguë doit être confirmée.
Le système valide-t-il la TVA ou effectue-t-il les paiements ?
Ce service prépare les pièces et les informations. Les décisions comptables et fiscales restent à votre entreprise et à sa fiduciaire ; la préparation d’une facture ne déclenche pas son paiement.
Votre prochain pas
Comment recevez-vous vos justificatifs ?
Décrivez leur parcours actuel, de la réception à votre fiduciaire. Nous repérons les collectes et les ressaisies à simplifier.
Parlons de votre projet